Hal-hal dasar tentang berkomunikasi dengan tamu

Berkomunikasi secara efektif dengan tamu adalah langkah awal untuk memberikan pengalaman positif bagi tamu. Sebagai Tuan Rumah, Anda bisa membuat tamu merasa nyaman dan mendorong ulasan positif dengan langsung berkomunikasi secara jelas sejak mereka mengungkapkan minat untuk menginap di tempat Anda hingga setelah mereka check-out.

Bersikap transparan. Daniel, Tuan Rumah di San Francisco, mengatakan bahwa ia selalu berterus terang mengenai tempatnya. "Penjelasan Anda kepada tamu mengenai apa saja yang akan mereka dapatkan dan kondisi yang mereka dapati saat tiba di tempat Anda harus sama," ujarnya. “Lebih baik menceritakan tempat Anda apa adanya kemudian membuat tamu terkesan daripada melebih-lebihkan tetapi kemudian membuat tamu kecewa.”

Sampaikan perhatian. Anda dapat membuka jalan inklusivitas dengan bertanya kepada tamu: Apa yang Anda butuhkan agar merasa diterima dan nyaman di tempat saya? Menunjukkan empati—dan tidak berasumsi—akan sangat membantu Anda.

Selalu siap membantu. Annette, HosTeladan di San Francisco, kerap mengatakan pada tamu: “Mohon jangan mencoba memperbaiki sendiri, sekalipun untuk kerusakan kecil. Hubungi kami segera, kami akan mengurusnya.” Untuk masalah rutin, Tuan Rumah berpengalaman menggunakan balasan cepat untuk terus menjaga komunikasi dengan tamu.

Tunjukkan kepedulian. Tindakan kecil yang menunjukkan perhatian bisa memberikan pengalaman menginap yang lebih baik bagi Anda dan tamu Anda. Apabila timbul masalah, tamu sering mengatakan bahwa yang paling penting bagi mereka adalah bagaimana Tuan Rumah mereka menanggapinya.

Permintaan pemesanan: Tamu menghargai respons cepat saat mereka menghubungi untuk memesan tempat Anda. Cobalah untuk menanggapi semua pertanyaan tamu dalam waktu 24 jam.

Bersikap responsif tidak hanya penting untuk membuat tamu senang, namun juga merupakan salah satu kriteria untuk menjadi HosTeladan. Menggunakan pesan terjadwal bisa membantu Anda merencanakan lebih awal sehingga Anda tetap bisa berbagi informasi dengan tamu.

Pada saat pemesanan: Tamu biasanya sangat senang bila Tuan Rumah mengirimkan pesan “terima kasih sudah memesan”.

Anda bisa membuat pesan sambutan dengan sentuhan personal menggunakan info dari profil tamu Anda. Pesan ini bisa berisi pertanyaan tentang minat, tempat asal, dan hobi mereka. Ini juga merupakan kesempatan bagi Anda untuk mengajukan pertanyaan tambahan, seperti tujuan kunjungan mereka dan siapa yang akan ikut bersama mereka.

Sebelum kedatangan: Petunjuk arah dan detail check-in yang jelas sangat penting untuk membantu tamu Anda mendapatkan proses kedatangan yang bebas stres.

Jawab pertanyaan umum dengan mengisi semua kolom di bagian Info untuk tamu pada tab Iklan Anda, termasuk petunjuk arah ke tempat Anda, petunjuk check-in, dan wifi. Ini akan dibagikan di tab Perjalanan tamu Anda 48 jam sebelum waktu check-in yang dijadwalkan.

Check-in: Tamu—terutama mereka yang berasal dari komunitas yang secara historis terpinggirkan—menyampaikan bahwa check-in mandiri bisa membuat mereka merasa lebih nyaman. Anda juga bisa membuat panduan rumah yang menyertakan info mengenai cara menggunakan berbagai sistem dan peralatan di tempat Anda.

Setelah malam pertama: Banyak Tuan Rumah mengatakan mereka senang bisa tetap berkomunikasi dengan tamu selama perjalanan tamu. Tuan Rumah yang proaktif dan menyempatkan untuk bertanya tentang masa inap akan sangat membantu tamu.

Sebelum check-out: Tentukan hal-hal yang harus dilakukan oleh tamu Anda sebelum check-out. Kami mengirimkan pengingat dengan waktu dan petunjuk check-out sehari sebelum tamu dijadwalkan untuk meninggalkan tempat.

Setelah meninggalkan tempat: Sebaiknya Anda segera menuliskan ulasan untuk tamu Anda. Gunakan pendekatan yang sopan, dan terapkan standar yang sama untuk mengevaluasi setiap tamu. Sebagian Tuan Rumah juga biasanya mengirimkan pesan berisi ucapan terima kasih kepada tamu karena telah menginap di tempatnya.