Selalu siap sedia saat tamu membutuhkan Anda

Komunikasi yang tepat waktu dan jelas adalah kunci untuk memberikan layanan lima bintang. Tamu mengatakan bahwa menerima petunjuk yang bermanfaat dan respons yang cepat sangatlah penting. “Komunikasi yang baik membantu tamu merasa diperhatikan, yang merupakan inti dari kegiatan menerima tamu,” kata Sadie, HosTeladan di Santa Fe, New Mexico.

Berusahalah untuk memberikan informasi yang dibutuhkan tamu saat mereka membutuhkannya.

Orang-orang memikirkan banyak hal saat bepergian. Fokuslah untuk memberikan informasi yang bermanfaat di waktu yang tepat, dan jangan memberi tamu lebih dari yang dapat mereka serap.

• Gunakan pesan terjadwal. Ini memungkinkan Anda untuk menyampaikan informasi tertentu saat tamu membutuhkannya. Contohnya, banyak Tuan Rumah menyertakan petunjuk arah ke tempat mereka dalam pesan sambutan terjadwal sehari sebelum check-in.

• Tuliskan panduan rumah yang lengkap. Sertakan panduan yang jelas untuk menemukan barang-barang penting, dan petunjuk langkah demi langkah untuk menggunakan perangkat dan peralatan rumah tangga.

• Letakkan informasi yang berguna di beberapa tempat. Anda bisa menempatkan petunjuk pengoperasian di dekat termostat dan pemanggang luar ruangan serta di panduan rumah Anda. Tamu harus bisa menemukan detail yang dibutuhkan tanpa harus mencarinya.

Tamu mengharapkan Anda membalas dengan cepat, terutama pada hari check-in atau jika ada masalah. Untuk pertanyaan tidak mendesak yang muncul selama masa inap, sebaiknya tanggapi dalam waktu 12 jam. Untuk hal-hal mendesak, seperti kehilangan kunci untuk masuk ke dalam, Anda harus menanggapi dalam satu jam.

• Atur notifikasi. Gunakan aplikasi Airbnb untuk tetap memantau pesan dari tamu. Pilih notifikasi push di aplikasi dan di pengaturan perangkat Anda, upayakan perangkat Anda selalu mudah dijangkau dengan suara diaktifkan, dan periksa pesan secara rutin selama masa inap.

• Memiliki rencana cadangan. Atur bantuan saat Anda berhalangan. Daftarkan Rekan Tuan Rumah atau tenaga pendukung lainnya dan bagikan informasi kontaknya dengan tamu.

• Gunakan balasan cepat. Ini memungkinkan Anda untuk menanggapi pertanyaan tertentu lebih cepat dengan menulis jawaban sebelumnya. Contohnya, Anda bisa menyiapkan balasan cepat tentang restoran terdekat favorit Anda untuk dikirimkan saat tamu meminta rekomendasi restoran setempat.

Cobalah untuk melihat setiap situasi dari sudut pandang tamu, terutama ketika keadaan tidak berjalan sesuai rencana.

• Tetap tenang. Masalah tak terduga bisa menyulitkan bagi siapa saja. Tarik napas dalam-dalam dan pusatkan perhatian untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.
• Bersikaplah transparan. Beri tahu tamu bahwa Anda telah menerima permintaan mereka, dan bahwa Anda sedang mengusahakannya. Jelaskan kapan Anda akan menemukan solusi dan bagaimana Anda akan memberi tahu mereka.
• Tanggapi dengan empati. Tempatkan diri Anda di posisi tamu. Bahkan hal-hal sepele bisa terasa seperti masalah besar ketika mereka jauh dari rumah.

Informasi yang dimuat dalam artikel ini mungkin telah berubah sejak dipublikasikan.